E-öğrenme sektöründe, pek çok müşterimizle ilk tanışmamızda, kendi projelerini hayata geçirirken bazı sorular üzerine düşünmedikleri, ki bunlar aslında bizim gibi e-eğitim firmalarının uzmanlığı ve bilgisi olan, bu detaylar gözden kaçtığı için projelerin istenen hız ve beklentilerde ilerlemediğini gördük.

Bu yüzden aşağıdaki soruları / bilgileri bir liste haline getirdik ki, bunları cevaplayarak / kullanarak e-öğrenme projenizle ilgili bir proje sunumu hazırlayabilirsiniz.

Özellikle üst yönetime yapılacak sunumlarda açık kalan noktaları görebilir, buna uygun bir alt yapı / tedarikçi seçimi ve satın alma süreci yürütebilirsiniz.

E-Öğrenme Proje Hazırlık Soruları

Eğitim İçeriği Geliştirme Projesi

-Hedef kitlesi kim olacak?

-Hangi konularda içerikler geliştirilecek?

-Hedef kitlelere özgü başlıklar nelerdir?

-İçeriklerin nasıl tasarlanması bekleniyor? (Video çekimleri, mikro öğrenme, 3 boyutlu tasarım, mobil tasarım vs.)

-Çalışanlara nasıl ulaştırılması hedefleniyor? Mobil, Web, İntranet?

-Daha önce geliştirilmiş e-öğrenme içerikleri var mı?

-Çalışılan bir eğitim/içerik ortağı mevcut mu?

-Eğitim içeriklerinin seslendirilmesi planlanıyor mu?

-Kullanıcı bilgisayarlarında, eğitim içeriklerinin gerektirdiği minimum sistem gereksinimleri karşılanıyor mu? (HTML 5, java kısıtlamaları bulunmaması, internet çıkış hızının minimum 5 Mbit olması, internet tarayıcıların en son sürümlerde olduğu bilgisi)

Altyapı Geliştirme Projesi

Alt yapı = Öğrenme Yönetim Sistemi = Eğitim Akademisi (Eğitim Akademisi, en temelde, web tabanlı çevrimiçi eğitimlerin ve testlerin, kullanıcılara ulaştırıldığı, kullanıcı ilerleme & takip bilgilerinin, test sonuçların raporlandığı web tabanlı öğrenme yönetim sistemidir.)

-Eğitim Akademisinin hedef kitlesi kimdir? (Çalışanlar,bayiler, acenteler, halk)

-Mevcut bir eğitim akademisi alt yapısı var mı? Varsa hangi firmaya aittir?

-Hedef kitlelere, eğitim ve testler haricinde, ayrı ayrı ne tip içerikler veya uygulamalar sunulmak isteniyor? (Mesela anket, makaleler, videolar, sosyal paylaşım olanakları)

-Hedef kitle, eğitim akademisini kullanabilecek bilişsel yeteneklere sahip mi? (Bilgisayar kullanım düzeyi yeterli mi?)

-Çalışanların bilişsel düzeyleri yeterli değilse, bunu yükseltmek için ne yapılması planlanıyor?

-Çalışanların, sunulacak alt yapıyı kullanım imkânları nelerdir? (Ofis, mağaza, ev içinden eğitim akademisine nasıl bağlanacaklar? Seslendirmeli eğitimleri dinleyebilecekleri donanım mevcut mu? İnternet erişimlerinde kısıtlama var mı? )

-Çalışanlarla şirket arasında bir iç iletişim platformuna ihtiyaç var mı? Varsa ne için kullanılması planlanıyor?

-Çalışanların eğitimleri alırken ki hangi adımlarının raporlanması isteniyor mu? (Eğitime ne zaman girdi? Kaç kere girdi? Yüzde kaçını tamamladı? gibi)

-Farklı ne tip raporlar isteniyor?

-Mevcut İK yönetim sistemleriyle entegrasyon isteniyor mu? İsteniyorsa hangi İK yönetim sistemine sahipsiniz?

Bu içerik E-Öğrenme Projelerine Hazırlık Soruları ilk önce bu adreste yayınlandı: Bilgi Kurdu'na Hoşgeldiniz | E-Öğrenme ve Dijital İK Çözümleri.

Bir önceki makalemizde günümüz İnsan Kaynakları Yönetimleri, dijital dönüşüm ve endüstri 4.0 uygulamalarıyla online (çevrimiçi) işbirliği anlamında neler sunuyor konusunu ele almıştık.

Bu makalemizde konuyu biraz daha detaylandırarak, bu işbirliği araçlarının neler olduklarına ve iş gücüne neler kazandırdıklarına göz atacağız.

Sanayi devriminin dördüncü jenerasyonu olarak nitelendirilen Endüstri 4.0, ilk kez Almanya’da bir fuar esnasında telaffuz edilen bu tabir, bilişim teknolojileri ile endüstri faaliyetlerini bir araya getiren bir anlayışı ve süreci ifade ediyor.

Endüstri 4.0‘ın ana bileşenlerinden ilki, yeni nesil yazılım ve donanımlardır. Bunlar düşük maliyetli, paylaşımlı, çoğunlukla internet tabanlı, az enerji harcayan, az ısı ve karbon ayak izi üreten, çok yüksek güvenilirlikte çalışan donanımlar ve bu donanımları çalıştıracak yapay zekâ destekli işletim ve yazılım sistemleridir.

Biz makalemizi bu birinci bileşen açısından ele alıyoruz.

Endüstri 4.0 & Anında Mesajlaşma

İster koridorun öteki ucundaki ister sanal işyerinin bir parçası olan başka bir coğrafyadaki çalışma arkadaşınızla olsun, yapay zeka destekli anında mesajlaşma uygulamaları (IM), endüstri 4.0 dünyasında bugün çok büyük bir değere sahiptir. Kimin çevrimiçi kimin çevrimdışı olduğunu görmek ve acil bir konu hakkında anında iletişim kurmak, cevaplayacak kimse yoksa, bir yapay zeka destekli bot ile konuşarak acil konuları iletmek bugünün yoğun iş dünyasında büyük bir avantajdır.

En yaygın olarak kullanılan işbirliği uygulama türü ‘masadan masaüstüne’ yapılan iki bilgisayarın karşılık görüştüğü türdür. Diğer yandan daha karmaşık olanları kablosuz uygulamalara, PDA ve cep telefonu gibi el cihazlarına kadar uzanmaktadır.

Genel kullanıma açık GTalk ve WhatsApp sohbet araçları, kurumsal mesajlaşma araçlarının yerini almaktadır. Çünkü bu uygulamalar artık önemli bilgilerin yetkisiz kullanıcılardan uzak tutulması için ekstra güvenlik uygulamaları da sunmaktadır. Mesajlaşma araçları iletişim tıkanıklıklarını açar ve farklı yapıdaki bilgi tabanlarını birleştirir, böylece tüm organizasyonun aynı dili konuşmasını sağlar.

Peki konuşma gibi hayli insani bir aktivite nasıl oluyor da böylesine otomatikleştiriliyor? Kişisel görüşmelerde alınan notlar gibi, sohbet oturumlarının kayıtlarının gerçek zamanlı olarak, olduğu gibi tutulması hayli faydalı bir özelliktir. Beyaz tahta uygulamaları ile paylaşımı mümkün kılınan uygulamalar, gerçek zamanlı, sesli ve görüntülü web konferans uygulamaları, “işbirliği” kavramını yeni bir boyuta taşırken, bu hayli insani aktivitenin birebir halini aslında çok ötelere taşıyarak geliştirmektedir.

Endüstri 4.0 & Web Konferans Araçları

Web konferans araçları, masaüstü ve uygulama paylaşım imkânları sunar ve gerçek zamanlı toplantılar ve seminerler düzenlenmesine yardımcı olur. E-öğrenme ve müşteri desteği gibi alanlar, bu araçların geniş bir şekilde kullanımını ve gelişmesini desteklemektedirler. Endüstri 4.0 çağının gereği, bu tip uygulamaların maliyetleri son 2-3 yılda oldukça düşmüş, fremium çözümler yaygınlaşmıştır. Özellikle Zoom gibi bizim de çok sık kullandığımız belli limitlerde ücretsiz hizmet veren araçlar, video konferans kullanımını neredeyse telefonlaşmak kadar yaygın bir iletişim biçimine dönüştürmektedirler. Özellikle grup sohbetleri özellikleri, yüz yüze sohbetler kadar sıcak olmasa da, çok verimli ve ölçülebilir sonuçlar üretmektedir.

Kurumsal Bilgi Portalları – Kurumsal Sosyal Ağlar

Bir şirketin işe yarar bilgileri genellikle e-postalar içinde, masaüstünde ve diğer iç dokümanlardaki düzensiz bilgiler biçiminde bulunur. Bu bilgilerin, geniş alana yayılmış organizasyonel takımlarda kullanılabilecek, etkili bir işbirliği çözümüne dönüştürülmesi artık günümüzde kaçınılmaz olmuştur. Bir kurumsal bilgi portalı, insanların katkıda bulunabilecekleri ve bilgi paylaşabilecekleri, ilişkileri yönetebilecekleri ve işlerini paylaşabilecekleri bir ortam sunar.

Doküman merkezli bir modelden daha dinamik bir işbirliği mantığına doğru geçişle birlikte, bir kurumsal bilgi portalını tanımlayan karakteristikler de değişmeye başlamıştır. Bir kurumsal bilgi portalının en işlevsel bileşenleri içerik yönetimi, kişiselleştirme, uygulama entegrasyonu ve işbirliğidir.

İçerik Yönetimi Çözümleri

Bir kurumsal bilgi portalı, birlikte üretimi ve içeriğin yayılmasını kolaylaştırır, aynı zamanda büyük hacimli içerikleri ve işlemleri de yönetir. Gittikçe daha da artan bir şekilde de içerik ve doküman oluşturma, dosyaları sınıflama ve paylaşmayla da ilgilenmektedir. İçerik oluşturma ve dağıtımıyla ilgili iş akışları yine aynı sistem üzerinde tanımlanır, yönetilir ve izlenir. İçerik yönetimi uygulamaları, herhangi bir cihaza özel biçimlendirme olmadan kablosuz cihazlara erişimi de desteklemektedirler.

Web tabanlı çalışan iletişim araçları e-postadan anında mesajlaşmaya kadar uzanmaktadır, ancak tüm çalışanlar için uygun bir araç seçmek bazen zor olmaktadır. Kurumsal Bilgi Portalı, tüm bu araçları ortak bir platformda barındırırken, fikirlerin ve bilgilerin kaybolmamasını sağlamak suretiyle bu sorunu çözer. Böylece bilgi oluşturma, saklama ve paylaşımında temel bir rol oynarlar.

Bu tip portallar kişiselleştirme özelliklerine ek olarak filtrelenmiş ve hedefe yönelik içerik de sunarlar; böylece portal üzerinde kullanıcı tarafından özelleştirilebilir bir arayüzü mümkün kılarlar. Kurumsal bilgi portalı aynı zamanda çeşitli veritabanlarından, web sitelerinden ve arama işlemini kolaylaştıran diğer işbirliği kategorilerinden sonuçlar getirebilen arama ve dağıtım hizmetlerini de barındırır.

İçeriksel İşbirliği Araçları

Gartner ve diğer analiz şirketleri, yukarıdaki tüm bu işbirliği ve kurumsal uygulamaları içeriksel işbirliği uygulamaları olarak adlandırmaktadır. Bu araçlar, organizasyonların merkezi bir konumda bulunan CRM uygulamaları ve satış gücü otomasyonu gibi çeşitli uygulamalardan gelen bilgileri paylaşabilmesine ve bu bilgileri depolayabilmesine yardımcı olur. Projelerdeki takımların dosya paylaşımı, ek ve kaynak dağıtımı, anketlerin ve uyarıların oluşturulması gibi ihtiyaçlarını otomatikleştirerek proje yönetimi ve iş akışını kolaylaştırır.

Kullanıcıya, portalı kullanmadığı sırada olup bitenler hakkında bilgi veren uyarılar ve kullanıcı akışları, işbirliği ağını klasik bir portalın ötesine taşırlar.

CRM Uygulamalarıyla Entegrasyon

CRM teknolojileri, müşteriler ve tedarikçilerle iletişim ve etkileşim kuran arayüzü temsil eden müşteriye dönük teknolojilerdir. Organizasyonlar, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) ve SCM (tedarik zinciri yönetimi) gibi çeşitli uygulamalardan gelen kritik bilgileri, diğer işbirliği uygulamalarıyla verimli bir şekilde birlikte kullanmak üzere, ortak bir depolama alanında saklarlar.

Burada önemli olan nokta, işbirliği fikirlerini organizasyonun kültürüne ve ihtiyaçlarına uygun olarak uygulayacak, kullanımı kolay bir platform seçmektir.

Yalnız endüstri 4.0 bileşenleriyle donatılmış böylesi yazılımlar iş hayatını kolaylaştırırken, bir yandan da kişiler arasında gerçek sosyal paylaşımı, yüz yüz iletişimi azaltma riskini de içermektedir.

Her zamanki gibi teknolojiyi akıllıca kullanmanızı tavsiye ediyoruz.

Devam edecek…

Bu içerik İnsan Kaynakları Yönetiminde Endüstri 4.0 Uygulamaları Çağı – 2 ilk önce bu adreste yayınlandı: Bilgi Kurdu'na Hoşgeldiniz | E-Öğrenme ve Dijital İK Çözümleri.

İnsan kaynaklarında dijital dönüşüm uygulamalarıyla ilgili bu makalemizde şu konularda bilgiler bulabilirsiniz:

Günümüz insan kaynakları yönetimleri, dijital dönüşüm ve online iş birliği araçları kapsamında neler sunuyor? Günümüzün yeni işbirliği araçları neler?

Yeni (web 2.0) belge paylaşma, görevlendirme ve proje yönetimi uygulamaları alternatifleri, geleneksel (web 1.0) e-posta ile bilgilendirme tabanlı, proje ve insan kaynağı yönetim programlarının yerini almaya başladıktan sonra bilgilere erişim ve bilgi yönetimi kolaylaştı.

Dolayısıyla bir organizasyon içindeki üretkenlik seviyelerinde artışlar ortaya çıkmaya başladı. Bu da kurumların önemli ölçüde tasarruf sağlanabilecek alanlara yönelmelerine sebep oluyor.

Bu makalemizde bu kurumsal üretkenliği (veya verimliliği) bir üst noktaya taşımaya aday Dijital Dönüşüm & İşbirliği Araçlarına yakından bakarak, temel özelliklerini anlatmaya çalışacağız.

Önemli Başlıklar

• Çevrimiçi (online ) işbirliği için sanal çalışma araçları
• Anında mesajlaşma
• Web konferans araçları
• Kurumsal bilgi portalları
• İçerik yönetimi çözümleri
• İçeriksel işbirliği
• CRM uygulamaları ile entegrasyon
• Doğru işbirliği araçlarının seçimi

WhatsApp ya da MSN Messenger üzerinden sohbet artık vazgeçilmez birer kurumsal uygulamalar haline geldiler!

İş yerinde çevrim içi (online) sohbet yapmak eskiden bir tabu sayılırken, şimdi e-postadan sonra gelen standart iletişim yöntemlerinden biri konumunda. Takım üyeleriyle iletişim, bilgi paylaşımı, sanal toplantı programları ile çevrim içi olarak yapılan toplantılar ve seminerler gibi aktiviteler günümüzde gittikçe normalleşiyor.

Tüm bunlar yeni bin yılın dijital dönüşüm & işbirliği araçları!

E-posta ile birlikte uygulama paylaşımı, zincir tartışmalar ve beyaz tahta, anında mesajlaşma gibi işle ilgili uygulamalar ve diğer işbirliği araçları, günümüzün iş yeri anlayışını değiştiriyor.

Neden diye sorabilirsiniz? Neden insanlar yüzyıllardır yaptıklar gibi bir araya gelip konuşmuyorlar? İş projelerinin giderek daha da karmaşıklaştığı ve insanların sanal iş istasyonlarında, birbirinden binlerce kilometre uzaktan çalıştığı durumlarda, sık sık toplantı yapmak ve konuları tartışmak aşılması gereken bir engel ve zorunluluk.

Günümüzün bu dağınık çalışan iş gücü, kızışan rekabet ve azalan ürün ömürleriyle yüz yüze gelmiş durumda. Bu kritik kesişimde, çalışanlar ile iş ortakları arasındaki işbirliği artık bir zorunluluk. İşbirliği araçları, seyahat süresini ve masraflarını çalışma zamanına aktarmak ve karlılığı artırmak için önemli araçlar oldular. İşbirliği ve kurumsal uygulamaları birleştiren entegre işbirliği araçları (kurumsal sosyal ağlar, zengin internet uygulamaları vb.), bir organizasyon içindeki iş akışını daha verimli hale getirebilirler.

Çevrim içi tartışmalar, aynı yerde çalışan takımlarda bile, bireysel düşünceye ve iç gözlemsel sohbete (elbette gerçek toplantılarda yapılan beyin fırtınasının da kendi avantajları vardır) olanak sağlar ve dolayısıyla takımların yansıtıcı düşünce aracılığıyla değer katmalarına izin verir.

Her yerde ortaya çıkan ve web konferansından, doküman paylaşımına, çevrim içi (online) toplantı ve diyalogları mümkün kılan bilgi ambarları gibi entegre süitlere kadar uzanan işbirliği araçları günümüzün en önemli trendlerinden biri haline geldi. İş süreçlerinin hem organizasyon içinde hem de dışında düzgün bir şekilde işlemesini mümkün kılmak, bütünlükçü bir iş süreci otomasyonu sağlamaktadır.

Dijital Dönüşüm ‘de İşbirliği Amaçlı Sanal Çalışma Araçları

İşbirliği araçları tüm boşlukları doldurmaya adaydırlar. İnsanlar, uygulamalar ve organizasyonlar arasındaki her türlü boşluğu.

Dağınık halde bulunan bir takım, aynı yerde bulunmayan ancak belirli projelerde birlikte çalışması ve işbirliği içinde olması gereken bir çalışanlar grubudur. Sanal bir takım tasarlayarak, her birinin ayrı ayrı, projelerdeki performanslarını izlemek bu gibi durumlarda zor olabilir.

İşbirliği araçları, basit sistemlerden karmaşık sunucu uygulamalarına kadar uzanmaktadır. Yeni e-posta tabanlı işbirliği yazılımlarının bazıları, akıcı proje yönetimi ve iş akışı için tasarlanmıştır ve çalışanların faturalandırma, satın alma, harcama raporlama ve proje yönetimi gibi süreçlerde işbirliği yapabilmesine olanak tanırlar. Bu aynı zamanda İnsan Kaynakları Yönetimini de olağan üstü derecede kolaylaştırır.

Proje seviyesinde dinamik takımların oluşturulması, kullanıcılar arasında “anında işbirliğini” kolaylaştırır ve dosya ve kaynak paylaşımı, anket ve duyurular oluşturma gibi işlemlere olanak tanır. İşbirliği yapılarak planlanan projeler, departmanların görünürlüğünü artırır, proje içindeki görevlerini daha net ortaya çıkartır, çözümlerin ve ihtiyaçların projedeki doğru insanlarla paylaşılmasını sağlar, ayrıca raporlama etkinliğini artırır. Kurumdaki işbirliğine bağlı olarak, kurumsal sosyal portallar çalışanların üretkenliğini ve müşteriye dönük ilişkileri geliştirir.

Telefon, faks ve e-posta, işbirliği teknolojilerinin erken örnekleridir. Uygulama açısından sınırlı olsalar da işbirliği anlamında hayli yaygın olarak kullanılmaktadırlar. Ancak “proje işbirliği” açısından, bilgiye dayalı içerik ve bağlamı, aynı zamanda uygunluğunu korumada o kadar başarılı değiller. E-posta, listserv ve elektronik tartışma odaları gibi birinci nesil çevrim içi teknolojiler, gerçek anlamda etkili, dağıtılmış takımlar oluşturmak ve birlikte çalışmak için optimize edilmemiştir.

E-posta, birebir iletişimler içindir. Tele konferans görüşmeleri ise çok geniş bir ortamdaki görüşmeleri kaldıramaz. Zaten bu araçlardan hiçbiri aslen takım çalışmasını zenginleştirmek için tasarlanmamıştır.

Sanal iş yerleri, takım üyelerinin dosya depolamasına, takvimlerini kontrol etmesine ve tartışmalar düzenlemelerine izin verir. Sanal iş yeri, şirketlerin yeni projelerini çevrim içi üretmesini ve mevcut projelerini tamamlamasına olanak veren web tabanlı bir işbirliği ortamıdır.

İşbirliği araçları, dosya paylaşımı ve statik kaynakların paylaşımıyla sınırlı değildir. Doğası gereği çok daha dinamiktir; takvimler, zaman çizelgeleri, planlanmış görevleri ve planlanmamış geçici etkileşimleri içerir. Zaman yönetimi ve proje yönetim yazılımı uygulamaları ile sıkı bir şekilde entegre çalışırlar.

Bu tip web tabanlı işbirliği teknolojileri, organizasyonun ve geleneksel işbirliği yöntemlerinin ötesine uzanır. Farklı coğrafyalarda bulunan katılımcıların senkronize bir şekilde birlikte çalışmasına yardımcı olur. Senkronize çalışma, anında beliren fikir ve önerilerin ortaya çıkması için uygun bir ortam oluşturur.

Şimdi gelin bahsettiğimiz işbirliği araçlarından bir kaçına yakından bakalım.

Devam edecek…

Bu içerik İnsan Kaynakları Yönetiminde Dijital Dönüşüm Uygulamaları Çağı Başladı ilk önce bu adreste yayınlandı: Bilgi Kurdu'na Hoşgeldiniz | E-Öğrenme ve Dijital İK Çözümleri.