Bir önceki makalemizde günümüz İnsan Kaynakları Yönetimleri, dijital dönüşüm ve endüstri 4.0 uygulamalarıyla online (çevrimiçi) işbirliği anlamında neler sunuyor konusunu ele almıştık.
Bu makalemizde konuyu biraz daha detaylandırarak, bu işbirliği araçlarının neler olduklarına ve iş gücüne neler kazandırdıklarına göz atacağız.
Sanayi devriminin dördüncü jenerasyonu olarak nitelendirilen Endüstri 4.0, ilk kez Almanya’da bir fuar esnasında telaffuz edilen bu tabir, bilişim teknolojileri ile endüstri faaliyetlerini bir araya getiren bir anlayışı ve süreci ifade ediyor.
Endüstri 4.0‘ın ana bileşenlerinden ilki, yeni nesil yazılım ve donanımlardır. Bunlar düşük maliyetli, paylaşımlı, çoğunlukla internet tabanlı, az enerji harcayan, az ısı ve karbon ayak izi üreten, çok yüksek güvenilirlikte çalışan donanımlar ve bu donanımları çalıştıracak yapay zekâ destekli işletim ve yazılım sistemleridir.
Biz makalemizi bu birinci bileşen açısından ele alıyoruz.
Endüstri 4.0 & Anında Mesajlaşma
İster koridorun öteki ucundaki ister sanal işyerinin bir parçası olan başka bir coğrafyadaki çalışma arkadaşınızla olsun, yapay zeka destekli anında mesajlaşma uygulamaları (IM), endüstri 4.0 dünyasında bugün çok büyük bir değere sahiptir. Kimin çevrimiçi kimin çevrimdışı olduğunu görmek ve acil bir konu hakkında anında iletişim kurmak, cevaplayacak kimse yoksa, bir yapay zeka destekli bot ile konuşarak acil konuları iletmek bugünün yoğun iş dünyasında büyük bir avantajdır.
En yaygın olarak kullanılan işbirliği uygulama türü ‘masadan masaüstüne’ yapılan iki bilgisayarın karşılık görüştüğü türdür. Diğer yandan daha karmaşık olanları kablosuz uygulamalara, PDA ve cep telefonu gibi el cihazlarına kadar uzanmaktadır.
Genel kullanıma açık GTalk ve WhatsApp sohbet araçları, kurumsal mesajlaşma araçlarının yerini almaktadır. Çünkü bu uygulamalar artık önemli bilgilerin yetkisiz kullanıcılardan uzak tutulması için ekstra güvenlik uygulamaları da sunmaktadır. Mesajlaşma araçları iletişim tıkanıklıklarını açar ve farklı yapıdaki bilgi tabanlarını birleştirir, böylece tüm organizasyonun aynı dili konuşmasını sağlar.
Peki konuşma gibi hayli insani bir aktivite nasıl oluyor da böylesine otomatikleştiriliyor? Kişisel görüşmelerde alınan notlar gibi, sohbet oturumlarının kayıtlarının gerçek zamanlı olarak, olduğu gibi tutulması hayli faydalı bir özelliktir. Beyaz tahta uygulamaları ile paylaşımı mümkün kılınan uygulamalar, gerçek zamanlı, sesli ve görüntülü web konferans uygulamaları, “işbirliği” kavramını yeni bir boyuta taşırken, bu hayli insani aktivitenin birebir halini aslında çok ötelere taşıyarak geliştirmektedir.
Endüstri 4.0 & Web Konferans Araçları
Web konferans araçları, masaüstü ve uygulama paylaşım imkânları sunar ve gerçek zamanlı toplantılar ve seminerler düzenlenmesine yardımcı olur. E-öğrenme ve müşteri desteği gibi alanlar, bu araçların geniş bir şekilde kullanımını ve gelişmesini desteklemektedirler. Endüstri 4.0 çağının gereği, bu tip uygulamaların maliyetleri son 2-3 yılda oldukça düşmüş, fremium çözümler yaygınlaşmıştır. Özellikle Zoom gibi bizim de çok sık kullandığımız belli limitlerde ücretsiz hizmet veren araçlar, video konferans kullanımını neredeyse telefonlaşmak kadar yaygın bir iletişim biçimine dönüştürmektedirler. Özellikle grup sohbetleri özellikleri, yüz yüze sohbetler kadar sıcak olmasa da, çok verimli ve ölçülebilir sonuçlar üretmektedir.
Kurumsal Bilgi Portalları – Kurumsal Sosyal Ağlar
Bir şirketin işe yarar bilgileri genellikle e-postalar içinde, masaüstünde ve diğer iç dokümanlardaki düzensiz bilgiler biçiminde bulunur. Bu bilgilerin, geniş alana yayılmış organizasyonel takımlarda kullanılabilecek, etkili bir işbirliği çözümüne dönüştürülmesi artık günümüzde kaçınılmaz olmuştur. Bir kurumsal bilgi portalı, insanların katkıda bulunabilecekleri ve bilgi paylaşabilecekleri, ilişkileri yönetebilecekleri ve işlerini paylaşabilecekleri bir ortam sunar.
Doküman merkezli bir modelden daha dinamik bir işbirliği mantığına doğru geçişle birlikte, bir kurumsal bilgi portalını tanımlayan karakteristikler de değişmeye başlamıştır. Bir kurumsal bilgi portalının en işlevsel bileşenleri içerik yönetimi, kişiselleştirme, uygulama entegrasyonu ve işbirliğidir.
İçerik Yönetimi Çözümleri
Bir kurumsal bilgi portalı, birlikte üretimi ve içeriğin yayılmasını kolaylaştırır, aynı zamanda büyük hacimli içerikleri ve işlemleri de yönetir. Gittikçe daha da artan bir şekilde de içerik ve doküman oluşturma, dosyaları sınıflama ve paylaşmayla da ilgilenmektedir. İçerik oluşturma ve dağıtımıyla ilgili iş akışları yine aynı sistem üzerinde tanımlanır, yönetilir ve izlenir. İçerik yönetimi uygulamaları, herhangi bir cihaza özel biçimlendirme olmadan kablosuz cihazlara erişimi de desteklemektedirler.
Web tabanlı çalışan iletişim araçları e-postadan anında mesajlaşmaya kadar uzanmaktadır, ancak tüm çalışanlar için uygun bir araç seçmek bazen zor olmaktadır. Kurumsal Bilgi Portalı, tüm bu araçları ortak bir platformda barındırırken, fikirlerin ve bilgilerin kaybolmamasını sağlamak suretiyle bu sorunu çözer. Böylece bilgi oluşturma, saklama ve paylaşımında temel bir rol oynarlar.
Bu tip portallar kişiselleştirme özelliklerine ek olarak filtrelenmiş ve hedefe yönelik içerik de sunarlar; böylece portal üzerinde kullanıcı tarafından özelleştirilebilir bir arayüzü mümkün kılarlar. Kurumsal bilgi portalı aynı zamanda çeşitli veritabanlarından, web sitelerinden ve arama işlemini kolaylaştıran diğer işbirliği kategorilerinden sonuçlar getirebilen arama ve dağıtım hizmetlerini de barındırır.
İçeriksel İşbirliği Araçları
Gartner ve diğer analiz şirketleri, yukarıdaki tüm bu işbirliği ve kurumsal uygulamaları içeriksel işbirliği uygulamaları olarak adlandırmaktadır. Bu araçlar, organizasyonların merkezi bir konumda bulunan CRM uygulamaları ve satış gücü otomasyonu gibi çeşitli uygulamalardan gelen bilgileri paylaşabilmesine ve bu bilgileri depolayabilmesine yardımcı olur. Projelerdeki takımların dosya paylaşımı, ek ve kaynak dağıtımı, anketlerin ve uyarıların oluşturulması gibi ihtiyaçlarını otomatikleştirerek proje yönetimi ve iş akışını kolaylaştırır.
Kullanıcıya, portalı kullanmadığı sırada olup bitenler hakkında bilgi veren uyarılar ve kullanıcı akışları, işbirliği ağını klasik bir portalın ötesine taşırlar.
CRM Uygulamalarıyla Entegrasyon
CRM teknolojileri, müşteriler ve tedarikçilerle iletişim ve etkileşim kuran arayüzü temsil eden müşteriye dönük teknolojilerdir. Organizasyonlar, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) ve SCM (tedarik zinciri yönetimi) gibi çeşitli uygulamalardan gelen kritik bilgileri, diğer işbirliği uygulamalarıyla verimli bir şekilde birlikte kullanmak üzere, ortak bir depolama alanında saklarlar.
Burada önemli olan nokta, işbirliği fikirlerini organizasyonun kültürüne ve ihtiyaçlarına uygun olarak uygulayacak, kullanımı kolay bir platform seçmektir.
Yalnız endüstri 4.0 bileşenleriyle donatılmış böylesi yazılımlar iş hayatını kolaylaştırırken, bir yandan da kişiler arasında gerçek sosyal paylaşımı, yüz yüz iletişimi azaltma riskini de içermektedir.
Her zamanki gibi teknolojiyi akıllıca kullanmanızı tavsiye ediyoruz.
Devam edecek…
Comments are closed.