Bir önceki makalemizde, yeni işbirliği araçlarına göz atmıştık.
Konuyla ilgili bu son makalemizde de, doğru ürün seçildikten sonra yapılması gerekenler hakkında bilgilerimizi paylaşmak istiyoruz.
Bir ürün seçtikten sonraki adım, bunun organizasyonda nasıl ve ne zaman uygulanacağının belirlenmesidir:
- Bunun içi işinizi, süreçlerinizi iyice inceleyin, internetin tedarikçiler ve müşterilerle etkileşiminizde oynadığı rolü doğru bir şekilde anlayın. Tedarikçiler ve müşteriler arasında bilgiler nasıl paylaşılıyor? Özel hatlarda (VPN) mı yoksa güvenlik duvarlarıyla mı (Firewall)?
- Alınacak uygulamadaki servislerin güvenlik duvarlarını nasıl adreslediğini ve güvenlikle ilgili hangi kısıtlamaların var olduğunu bilgi işlem bölümünüzle birlikte çalışarak bulun. Ürünün kurumsal güvenlik prosedürlerinize uygun özellikleri olduğunu kontrol edin ve gereken ayarları yapın.
- Entegrasyon ve özelleştirme gerekliliklerinizin haritasını çıkarın ve bunları ilgili tüm birimlerle paylaşın. Ürünün sunucu uygulamaları ve CRM benzeri sistemlerle nasıl entegre olması gerektiğine karar verin.
- Entegrasyon ve özelleştirme için gerekli olan zamanı belirleyin. Destek için ne kadar iç kaynak gerekiyor? Kullanıcıların eğitilmesi ne kadar zaman alacak? Bir Yardım Masası oluşturmak için kimlerin tüm sisteme hakim olması gerekiyor? Bu soruların cevapları kolay ve sorunsuz bir devreye alma sürecine yardımcı olacaktır.
İşbirliği uygulamaları, bir kriz durumunda takımın katılımcıları arasındaki etkileşimin yakalanmasını ve cevapsız kalan sorulara yanıt verilmesini kolaylaştırır. Bu tip bir özelliğin yoksunluğu eposta uygulamalarındaki en büyük problemlerden biridir.
Projelerde hem başarıların, hem de başarısızlıkların içyüzünün anlaşılmasına yardımcı olurlar. Çünkü kullanıcı akışları sayesinde projenin hangi safhasında, hangi sebeple tıkanma yaşandığı kolaylıkla görülebilir.
İşbirliği uygulamalarının kurumunuza katacaklarını şöyle özetleyebiliriz:
· Büyük oranda verimliliği artırırlar.
· İş süreçlerini kolaylaştırır, hızlandırırlar.
· Çevrimiçi (online) hizmetleri, daha tasarruflu bir şekilde sunarlar.
· Organizasyonel zekâyı geliştirirler.
· Kaynakları web tabanlı olarak paylaştırıp, herkesin her yerden, 7*24 erişimine olanak sağlarlar.
· Bilginin daha iyi bir şekilde dağıtılmasını sağlar ve kolaylaştırırlar.
İşbirliği araçları kişilerin ve organizasyonların karar verme becerisini geliştirirken, bilgi birikimine de katkıda bulunur. Proje planlama ve geliştirme süreçlerini iyileştirir ve takımlar arasında daha işlevsel ve üretken ilişkiler kurulmasına yardımcı olur. Bunların hepsi üretkenliği, iç ve dış ortamlara dair şirketin iş yapışına dair pozitif algıları artırır.
Böylece işbirliği uygulamalarından birini kurumunuzda kullanmaya başladığınızda çalışanlarınız, müşterileriniz, tedarikçileriniz kurumsal bilgilere ve iş yapışınıza dair daha iyi bir anlayışa sahip olmaya başlayacak, daha bilinçli ve etkili karar verme süreçleri yaşayacaklardır. Aynı zamanda kurumsal imajınızı geliştirmiş, işlerinizde verimliliği ve tasarrufu belli oranlarda sağlamış olacaksınız.
Kaynak: Cisco blog, Stylus Systems, çeşitli web kaynaklı makaleler
Comments are closed.
