Bir önceki makalemizde günümüz İnsan Kaynakları Yönetimleri, online işbirliği anlamında neler sunuyor konusunu ele almıştık.
Bu makalemizde konuyu biraz daha detaylandırarak, yeni işbirliği araçlarına göz atacağız.
Anında Mesajlaşma
İster koridorun öteki ucundaki, ister sanal işyerinin bir parçası olan çalışma arkadaşı ile olsun, anında mesajlaşma (IM), bugün çok büyük bir değere sahiptir. Kimin çevrimiçi kimin çevrimdışı olduğunu görmek ve acil bir konu hakkında anında iletişim kurmak, bugünün yoğun iş dünyasında büyük bir avantajdır. En yaygın olarak kullanılan işbirliği uygulama türü ‘masadan masaüstüne’ yapılan iki bilgisayarın karşılık görüştüğü türdür. Diğer yandan daha karmaşık olanları kablosuz uygulamalara, PDA ve cep telefonu gibi el cihazlarına kadar uzanmaktadır.
Genel kullanıma açık GTalk, Yahoo! ve AOL sohbet araçları gibi araçların yerini kurumsal mesajlaşma araçları almakta ve bunlar, önemli bilgilerin yetkisiz kullanıcılardan uzak tutulması için ekstra güvenlik sunmaktadır. Mesajlaşma araçları iletişim tıkanıklıklarını açar ve farklı yapıdaki bilgi tabanlarını birleştirir, böylece tüm organizasyonun aynı dili konuşmasını sağlar.
Peki konuşma gibi hayli insani bir aktivite nasıl oluyor da böylesine otomatikleştiriliyor? Kişisel görüşmelerde alınan notlar gibi, sohbet oturumlarının kayıtlarının gerçek zamanlı olarak, olduğu gibi tutulması hayli faydalı bir özelliktir. Beyaz tahta uygulamaları ile paylaşımı mümkün kılınan uygulamalar, gerçek zamanlı, sesli ve görüntülü web konferans uygulamaları, “işbirliği” kavramını yeni bir boyuta taşırken, bu hayli insani aktivitenin birebir halini aslında çok ötelere taşıyarak geliştirmektedir.
Web Konferans Araçları
Web konferans araçları, masaüstü ve uygulama paylaşım imkânları sunar ve gerçek zamanlı toplantılar ve seminerler düzenlenmesine yardımcı olur. Eğitim ve müşteri desteği gibi uygulamalar, bu araçların geniş bir şekilde kullanımını ve gelişmesini desteklemektedirler.
Kurumsal Bilgi Portalları – Kurumsal Sosyal Ağlar
Bir şirketin işe yarar bilgileri genellikle e-postalar içinde, masaüstünde ve diğer iç dokümanlardaki düzensiz bilgiler biçiminde bulunur. Bu bilgilerin, geniş alana yayılmış organizasyonel takımlarda kullanılabilecek, etkili bir işbirliği çözümüne dönüştürülmesi artık günümüzde kaçınılmaz olmuştur. Bir kurumsal bilgi portalı, insanların katkıda bulunabilecekleri ve bilgi paylaşabilecekleri, ilişkileri yönetebilecekleri ve işlerini paylaşabilecekleri bir ortam sunar.
Doküman merkezli bir modelden daha dinamik bir işbirliği mantığına doğru geçişle birlikte, bir kurumsal bilgi portalını tanımlayan karakteristikler de değişmeye başlamıştır. Bir kurumsal bilgi portalının en işlevsel bileşenleri içerik yönetimi, kişiselleştirme, uygulama entegrasyonu ve işbirliğidir.
Bir kurumsal bilgi portalı, işbirlikçi üretimi ve içeriğin yayılmasını kolaylaştırır, aynı zamanda büyük hacimli içerikleri ve işlemleri de yönetir. Gittikçe daha da artan bir şekilde de içerik ve doküman oluşturma, dosyaları sınıflama ve paylaşmayla da ilgilenmektedir. İçerik oluşturma ve dağıtımıyla ilgili iş akışları yine aynı sistem üzerinde tanımlanır, yönetilir ve izlenir. İçerik yönetimi uygulamaları, herhangi bir cihaza özel biçimlendirme olmadan kablosuz cihazlara erişimi de desteklemektedirler.
Web tabanlı çalışan iletişim araçları e-postadan anında mesajlaşmaya kadar uzanmaktadır, ancak tüm çalışanlar için uygun bir araç seçmek bazen zor olmaktadır. Kurumsal Bilgi Portalı, tüm bu araçları ortak bir platformda barındırırken, fikirlerin ve bilgilerin kaybolmamasını sağlamak suretiyle bu sorunu çözer. Böylece bilgi oluşturma, saklama ve paylaşımında temel bir rol oynarlar.
Bu tip portallar kişiselleştirme özelliklerine ek olarak filtrelenmiş ve hedefe yönelik içerik de sunarlar; böylece portal üzerinde kullanıcı tarafından özelleştirilebilir bir arayüzü mümkün kılarlar. Kurumsal bilgi portalı aynı zamanda çeşitli veritabanlarından, web sitelerinden ve arama işlemini kolaylaştıran diğer işbirliği kategorilerinden sonuçlar getirebilen arama ve dağıtım hizmetlerini de barındırır.
İçeriksel İşbirliği Araçları
Gartner ve diğer analiz şirketleri, yukarıdaki tüm bu işbirliği ve kurumsal uygulamaları içeriksel işbirliği uygulamaları olarak adlandırmaktadır. Bu araçlar, organizasyonların merkezi bir konumda bulunan CRM uygulamaları ve satış gücü otomasyonu gibi çeşitli uygulamalardan gelen bilgileri paylaşabilmesine ve bu bilgileri depolayabilmesine yardımcı olur. Projelerdeki takımların dosya paylaşımı, ek ve kaynak dağıtımı, anketlerin ve uyarıların oluşturulması gibi ihtiyaçlarını otomatikleştirerek proje yönetimi ve iş akışını kolaylaştırır.
Kullanıcıya, portalı kullanmadığı sırada olup bitenler hakkında bilgi veren uyarılar ve kullanıcı akışları, işbirliği ağını klasik bir portalın ötesine taşırlar.
CRM Uygulamalarıyla Entegrasyon
CRM teknolojileri, müşteriler ve tedarikçilerle iletişim ve etkileşim kuran arayüzü temsil eden müşteriye dönük teknolojilerdir. Organizasyonlar, CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) ve SCM (tedarik zinciri yönetimi) gibi çeşitli uygulamalardan gelen kritik bilgileri, diğer işbirliği uygulamalarıyla verimli bir şekilde birlikte kullanmak üzere, ortak bir depolama alanında saklarlar.
Burada önemli olan nokta, işbirliği fikirlerini organizasyonun kültürüne ve ihtiyaçlarına uygun olarak uygulayacak, kullanımı kolay bir platform seçmektir.
Devam edecek…
Comments are closed.
