Günümüz insan kaynakları yönetimleri, online işbirliği anlamında neler sunuyor?
Günümüz dünyasının yeni işbirliği araçları neler?
Yepyeni (web 2.0) belge paylaşma, görevlendirme ve proje yönetimi uygulamaları alternatifleri, geleneksel (web 1.0) e-posta ile bilgilendirme tabanlı, proje ve insan kaynağı yönetim programlarının yerini almaya başladıktan sonra bilgilere erişim ve bilgi yönetimi kolaylaştı.
Dolayısıyla bir organizasyon içindeki üretkenlik seviyelerinde artışlar ortaya çıkmaya başladı. Bu da kurumların önemli ölçüde tasarruf sağlanabilecek alanlara yönelmelerine sebep olmaya başladı.
Bu makalemizde bu kurumsal üretkenliği (veya verimliliği) sağlayan İşbirliği Araçlarına yakından bakarak, temel özelliklerini anlatmaya çalışacağız.
Önemli Başlıklar
- Çevrimiçi (online ) işbirliği için sanal çalışma araçları
- Anında mesajlaşma
- Web konferans araçları
- Kurumsal bilgi portalları
- İçerik yönetimi çözümleri
- İçeriksel işbirliği
- CRM uygulamaları ile entegrasyon
- Doğru işbirliği araçlarının seçimi
Yahoo! Messenger ya da MSN Messenger üzerinden sohbet artık serbest! İşyerinde çevrimiçi sohbet yapmak eskiden bir tabu sayılırken, şimdi e-postadan sonra gelen standart iletişim yöntemlerinden biri konumunda. Takım üyeleriyle iletişim, bilgi paylaşımı, sanal toplantı programları ile çevrimiçi olarak yapılan toplantılar ve seminerler gibi aktiviteler günümüzde gittikçe normalleşiyor.
Tüm bunlar yeni binyılın işbirliği araçları! E-posta ile birlikte uygulama paylaşımı, zincir tartışmalar ve beyaz tahta, anında mesajlaşma gibi işle ilgili uygulamalar ve diğer işbirliği araçları, günümüzün işyeri anlayışını değiştiriyor.
Neden diye sorabilirsiniz? Neden insanlar yüzyıllardır yaptıklar gibi bir araya gelip konuşmuyorlar? İş projelerinin giderek daha da karmaşıklaştığı ve insanların sanal iş istasyonlarında, binlerce kilometre uzaktan çalıştığı durumlarda, sık sık toplantı yapmak ve konuları tartışmak aşılması gereken bir engel ve zorunluluk.
Günümüzün bu dağınık çalışan işgücü, kızışan rekabet ve azalan ürün ömürleriyle yüz yüze gelmiş durumda. Bu kritik kesişimde, çalışanlar ile iş ortakları arasındaki işbirliği artık bir zorunluluk. İşbirliği araçları, seyahat süresini ve masraflarını çalışma zamanına aktarmak ve karlılığı artırmak için önemli araçlar oldular. İşbirliği ve kurumsal uygulamaları birleştiren entegre işbirliği araçları (kurumsal sosyal ağlar, zengin internet uygulamaları vb.), bir organizasyon içindeki iş akışını daha verimli hale getirebilirler.
Çevrimiçi tartışmalar, aynı yerde çalışan takımlarda bile, bireysel düşünceye ve iç gözlemsel sohbete (elbette gerçek toplantılarda yapılan beyin fırtınasının da kendi avantajları vardır) olanak sağlar ve dolayısıyla takımların yansıtıcı düşünce aracılığıyla değer katmalarına izin verir.
Her yerde ortaya çıkan ve web konferansından, doküman paylaşımına, çevrimiçi (online) toplantı ve diyalogları mümkün kılan bilgi ambarları gibi entegre süitlere kadar uzanan işbirliği araçları günümüzün en önemli trendlerinden biri haline geldi. İş süreçlerinin hem organizasyon içinde hem de dışında düzgün bir şekilde işlemesini mümkün kılmak, bütünlükçü bir iş süreci otomasyonu sağlamaktadır.
İşbirliği Amaçlı Sanal Çalışma Alanı Araçları
İşbirliği araçları tüm boşlukları doldurmaya adaydırlar. İnsanlar, uygulamalar ve organizasyonlar arasındaki her türlü boşluğu.
Dağınık halde bulunan bir takım, aynı yerde bulunmayan ancak belirli projelerde birlikte çalışması ve işbirliği içinde olması gereken bir çalışanlar grubudur. Sanal bir takım tasarlayarak, her birinin ayrı ayrı, projelerdeki performanslarını izlemek bu gibi durumlarda zor olabilir.
İşbirliği araçları, basit sistemlerden karmaşık sunucu uygulamalarına kadar uzanmaktadır. Yeni e-posta tabanlı işbirliği yazılımlarının bazıları, akıcı proje yönetimi ve iş akışı için tasarlanmıştır ve çalışanların faturalandırma, satın alma, harcama raporlama ve proje yönetimi gibi süreçlerde işbirliği yapabilmesine olanak tanırlar. Bu aynı zamanda İnsan Kaynakları Yönetimini de olağan üstü derecede kolaylaştırır.
Proje seviyesinde dinamik takımların oluşturulması, kullanıcılar arasında “anında işbirliğini” kolaylaştırır ve dosya ve kaynak paylaşımı, anket ve duyurular oluşturma gibi işlemlere olanak tanır. İşbirliği yapılarak planlanan projeler, departmanların görünürlüğünü artırır, proje içindeki görevlerini daha net ortaya çıkartır, çözümlerin ve ihtiyaçların projedeki doğru insanlarla paylaşılmasını sağlar, ayrıca raporlama etkinliğini artırır. Kurumdaki işbirliğine bağlı olarak, kurumsal sosyal portallar çalışanların üretkenliğini ve müşteriye dönük ilişkileri geliştirir.
Telefon, faks ve e-posta, işbirliği teknolojilerinin erken örnekleridir. Uygulama açısından sınırlı olsalar da işbirliği anlamında hayli yaygın olarak kullanılmaktadırlar. Ancak “proje işbirliği” açısından, bilgiye dayalı içerik ve bağlamı, aynı zamanda uygunluğunu korumada o kadar başarılı değiller. E-posta, listserv ve elektronik tartışma odaları gibi birinci nesil çevrimiçi teknolojiler, gerçek anlamda etkili, dağıtılmış takımlar oluşturmak ve birlikte çalışmak için optimize edilmemiştir. E-posta, birebir iletişimler içindir. Tele konferans görüşmeleri ise çok geniş bir ortamdaki görüşmeleri kaldıramaz. Zaten bu araçlardan hiçbiri aslen takım çalışmasını zenginleştirmek için tasarlanmamıştır.
Sanal işyerleri, takım üyelerinin dosya depolamasına, takvimlerini kontrol etmesine ve tartışmalar düzenlemelerine izin verir. Sanal işyeri, şirketlerin yeni projelerini çevrimiçi üretmesini ve mevcut projelerini tamamlamasına olanak veren web tabanlı bir işbirliği ortamıdır.
İşbirliği araçları, dosya paylaşımı ve statik kaynakların paylaşımıyla sınırlı değildir. Doğası gereği çok daha dinamiktir; takvimler, zaman çizelgeleri, planlanmış görevleri ve planlanmamış geçici etkileşimleri içerir. Zaman yönetimi ve proje yönetim yazılımı uygulamaları ile sıkı bir şekilde entegre çalışırlar.
Bu tip web tabanlı işbirliği teknolojileri, organizasyonun ve geleneksel işbirliği yöntemlerinin ötesine uzanır. Farklı coğrafyalarda bulunan katılımcıların senkronize bir şekilde birlikte çalışmasına yardımcı olur. Senkronize çalışma, anında beliren fikir ve önerilerin ortaya çıkması için uygun bir ortam oluşturur.
Şimdi gelin bahsettiğimiz işbirliği araçlarından bir kaçına yakında bakalım.
Devam edecek…
Comments are closed.
